Büro-Bibel - Auftritt, Organisation, Kommunikation

2 Office schriftlich

Diesen Teil wollen wir ganz dem schriftlichen Auftritt widmen. Jedes Schriftstück, das unser Unternehmen verlässt, prägt unser Image. Egal ob als Brief, Werbeaussendung, E-Mail oder Web-Text – viele kleine Mosaikstücke lassen ein Gesamtbild entstehen. Ist das Unternehmen eher dynamisch-modern? Dann sind aktuelle Normen zur formalen Textgestaltung und die neuen Rechtschreibregeln fixer Bestandteil im Office. Wirkt jedoch der Stil antiquiert, strotzt jeder Brief vor Leerfloskeln und Rechtschreibfehlern, wird das Gesamtbild des Unternehmens anders ausfallen!

2.1 Grundsätze einer aktuellen Business-Korrespondenz

Was sind nun die entscheidenden Faktoren für eine zeitgemäße Business-Korrespondenz?

Vermeiden Sie

• veraltete Floskeln
• Amtsdeutsch
• Abkürzungen
• Fremdwörter und Fachausdrücke

2.2 Die eigentliche Textgestaltung

Gliedern Sie Ihren Text in drei Teile:

1. Die Einleitung:

Sie dient als „Einstiegshilfe“ für den Leser und spiegelt mehr oder weniger deutlich die Einstellung des Verfassers zum Empfänger wider. Ist sie sehr persönlich und herzlich formuliert oder eher kühl und distanziert-förmlich? „Sie“-Sätze zu Beginn signalisieren, auf den Wunsch des anderen einzugehen, z. B.: „Sie ersuchen uns“ oder „Mit unserer Rechnung vom ... erhielten Sie“.

Dieser erste Eindruck bleibt beim Leser bewusst oder unbewusst nachhaltig haften. In diesem Teil haben die „Sie“-Sätze Vorrang vor den „Wir“-Sätzen, da Sie ja den Empfänger ansprechen und in den Vordergrund rücken wollen. Beginnen Sie mit dem Anliegen des Empfängers, das weckt sein Interesse zusätzlich. Es beweist ihm auch, dass er keinen Standardbrief oder Werbetext in Händen hält. Greifen Sie nicht auf Vergangenes zurück, sondern auf die Zukunft. Beispielsweise mit einer Frage zu beginnen hebt die Aufmerksamkeit des anderen.

Gerade am Anfang eines Briefes finden sich immer noch jede Menge abgedroschene, verstaubte und inhaltsleere Floskeln, wie „In Beantwortung Ihres Schreibens“, „Bezug nehmend“, „In der Anlage finden Sie“. Streichen Sie diese Formulierungen ersatzlos und bemühen Sie sich besonders am Anfang um eine klare, verständliche und schnörkellose Sprache. Ebenso fehl am Platz ist das Bedanken für das Schreiben des anderen. Danken Sie besser für den Inhalt, für die erhaltene Information.

2. Der Kernteil:

Kommen Sie jetzt möglichst rasch und ohne Umwege zum eigentlichen Kern Ihres Schreibens. Legen Sie den Sachverhalt dar und beschreiben Sie den Inhalt – klar, sachlich und empfängerorientiert! Machen Sie lieber öfter einen Absatz, bei komplexeren Inhalten für jeden neuen Gedankengang einen eigenen, sonst maximal für zwei Aussagen einen Absatz.

Sie können auch mit Hilfe von Fragen den Inhalt gliedern. Hilfreich ist jedoch, dass der Leser rasch erkennen kann, worum es genau geht. Vor allem soll der Aufruf zur Aktion deutlich erkennbar sein: WER soll WAS bis WANN erledigen?

Streichen Sie Fakten und Zahlen deutlich heraus, indem Sie diese einrücken, fett schreiben oder unterstreichen.

Verwenden Sie nicht zu viele Gliederungshilfen, Aufzählungszeichen und unterschiedliche Schriften. Sie wollen Ihrem Leser ja helfen und ihn nicht verwirren!

Vermeiden Sie möglichst Verbote, Befehle und Gebote. Diese Formulierungen erwecken zwangsweise die Gegenabwehr des anderen. Sagen Sie dem Kunden, was Sie können, und nicht, was Ihrerseits unmöglich ist.

Wenn der Briefschreiber anderer Meinung ist, empfehlen wir, diese Meinung Ihrer eigenen Ansicht wertfrei gegenüberzustellen.

z. B.:

„Sie begründen Ihre Forderung damit, dass ... Aus unserer icht stellt sich der Sachverhalt ... dar.“

„Sie fordern uns auf, unsere Lieferung bis zum ... zu vervollständigen. Sobald Sie ..., werden wir ...“

Weitere Textbausteine:

Statt: „Die Mahnung erfolgte zu Unrecht.“

Besser: „Wir haben Ihnen diese Mahnung irrtümlich gesendet.“

Statt: „Es besteht ein Guthaben von ...“

Besser: „Sie haben ein Guthaben von ...“

Statt: „Dadurch ist unser Mahnbescheid als gegenstandslos zu betrachten.“

Besser: „Durch Ihre Zahlung vom ... ist Ihr Kundenkonto ausgeglichen.“

Statt: „Wir geben Ihnen eine Frist von zwei Wochen, um unsere Forderung zu begleichen.“

Besser: „Bitte begleichen Sie unsere Forderung bis zum ... Sie vermeiden damit das gerichtliche Mahnverfahren.“

Statt:„Für die sofortige Zahlung gewähren wir Ihnen einen Skonto von ... %.“

Besser: „Für die sofortige Zahlung erhalten Sie einen Skonto von ... %.“

3. Die Schlussformulierung:

Das Ziel des dritten Brief-Teiles ist eindeutig: Sie wollen Übereinstimmung mit dem Leser erzielen, seine Zweifel beseitigen und das Gemeinsame noch einmal herausstreichen. Fassen Sie gegebenenfalls das Wichtigste noch einmal...