1    Collaboration im Arbeitsalltag

»Einigkeit ist Stärke … wo es Teamwork und Zusammenarbeit gibt, können wunderbare Dinge erreicht werden.« (Mattie Stepanek)

Kommen Sie mit mir auf eine Entdeckungsreise durch die große Welt von Microsoft Office 365, und lernen Sie mithilfe verschiedenster exemplarischer Anwendungsszenarien aus der Praxis, wie Sie Ihren persönlichen Arbeitsplatz gestalten können und die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen zukünftig noch besser unterstützen können.

Abbildung 1.1    In diesem Werk werden wir verschiedenste Themen im Bereich »Collaboration mit Office 365« behandeln. In diesem Kapitel fokussieren wir uns auf die heutigen Anforderungen an Teamwork und Collaboration vor dem Hintergrund der Digitalisierung.

Unser Arbeitsleben hat sich in den vergangenen Jahren im Zuge der Weiterentwicklung der technischen Möglichkeiten stark verändert. Diesen Prozess bezeichnen wir auch als digitale Transformation. In Abbildung 1.1 erhalten Sie einen Überblick über die Themen, die ich mit Ihnen im Rahmen dieses Buches näher beleuchten möchte. Dazu gehören u. a. die Begriffe Collaboration, Teams, Digitalisierung, Change und Compliance.

In diesem Kapitel möchte ich zunächst diese grundlegenden Begriffe und ihren Einfluss auf Ihren Arbeitsalltag klären. In Kapitel 2, »Wie finde ich durch den Dschungel an Collaboration-Tools?«, betrachten wir dann darauf aufbauend die technischen Möglichkeiten, die Ihnen mit Office 365 und den darüber verfügbaren Diensten angeboten werden.

1.1    Ziel dieses Buches

Im Zuge der Veränderung unseres Arbeitsalltags hat nicht zuletzt die Teamarbeit eine größere Bedeutung gewonnen. Um Teams in unterschiedlichen Konstellationen, wie beispielsweise bei einer räumlichen Trennung, zu unterstützen, sind in den letzten Jahren zahlreiche Dienste und Produkte auf dem Markt erschienen.

So setzen viele Unternehmen bereits seit längerer Zeit Microsoft SharePoint mit seinen Stärken im Bereich des Dokumentenmanagements sowie der Teamarbeitsräume als unternehmensinterne Collaboration-Plattform ein. Dabei besteht allerdings die Einschränkung, dass sich alle Teammitglieder im Firmennetz befinden müssen, um auf die zentral in SharePoint abgelegten Informationen zugreifen zu können.

Im privaten Umfeld sind wir längst damit vertraut, Apps auf unserem Smartphone zur Unterstützung organisatorischer Aufgaben zu nutzen. So können wir beispielsweise mit unseren Familienmitgliedern eine gemeinsame Einkaufsliste pflegen und können eintragen, welche Artikel wir bereits auf dem Weg nach Hause schnell eingekauft haben. Dabei verwenden wir – vielleicht ohne es bewusst wahrzunehmen – Cloud-Dienste, die uns bei der Kommunikation mit unserer Familie oder Freunden helfen.

Wenn wir das berufliche Umfeld betrachten, stehen wir ähnlichen Herausforderungen gegenüber. Wir möchten uns mit unseren Kollegen zu verschiedenen Themen austauschen, gemeinsam an Dokumenten arbeiten und uns bei der Bearbeitung von Aufgaben gegenseitig unterstützen. Warum sollten wir nicht die im privaten Umfeld längst etablierten Möglichkeiten der Cloud-Dienste auch im Arbeitsalltag nutzen?

Viele Cloud-Dienste werden zum Teil in sehr kurzen Zeitintervallen weiterentwickelt und mit neuen Funktionen ausgestattet. Dabei wird in der Regel auf Anforderungen der Nutzer reagiert. Bei Produkten dagegen, die einmalig gekauft und im Unternehmen installiert werden, müssen Sie bis zum nächsten Release-Zyklus warten, um neue Funktionen nutzen zu können. Dies dauert normalerweise wesentlich länger als bei Cloud-Diensten (bei SharePoint liegt die Zeitspanne beispielsweise bei drei Jahren).

Microsoft bietet mit Office 365 eine Cloud-Suite mit vielen verschiedenen Diensten zur Unterstützung der Zusammenarbeit an. In dem Angebot ist auch die Cloud-Variante von SharePoint enthalten. Hinzu kommen weitere Dienste wie Teams, Dynamics 365 und OneDrive.

Zusammen mit meinen Kollegen von der CONET Solutions GmbH begleite ich seit vielen Jahren zahlreiche Unternehmen bei der Einführung und Nutzung einer Collaboration-Plattform. Gerade in den letzten Jahren ist zu beobachten, dass sich immer mehr Kunden für den Einsatz einer Cloud-Plattform entscheiden und die damit verbunden Vorteile standardisierter und von einem angesehenen Anbieter betriebenen Dienste und Tools nutzen.

Einführung einer Collaboration-Plattform

Im Rahmen dieser Kundenprojekte sehe ich aber auch immer wieder, dass es nicht damit getan ist, sich für eine Collaboration-Plattform zu entscheiden. Sie müssen sich besonders mit dem Thema Change-Management beschäftigen und eine Strategie für die Einführung der neuen Möglichkeiten entwickeln.

Veränderungen können zunächst zu einer Verunsicherung führen, weil Sie sich in einer unbekannten Situation wiederfinden, viele unbeantwortete Fragen haben und vielleicht nicht wissen, wie Sie mit der Veränderung umgehen sollen.

Bei der Einführung eines Collaboration-Portals treten zum Beispiel häufig folgende Unsicherheiten auf:

• Wie gehe ich damit um, wenn meine Beiträge in aller Öffentlichkeit von den anderen Mitarbeitern bewertet und kommentiert werden?

• Wer kann die von mir erstellten Dokumente lesen und wie kann ich mich darüber informieren?

• Wie kann ich sicherstellen, dass jemand über eine Neuigkeit oder Aufgabe informiert wird, wenn ich von einem Push-System (z. B. E-Mail) hin zu einem Pull-System in Form eines Social Intranets wechsele?

• Welche Regeln sollte ich bei der Nutzung von sozialen Funktionen im Unternehmen beachten?

Vor der Einführung einer Cloud-basierten Collaboration-Plattform sollten Sie zusätzlich zu diesen fachlichen Themen u. a. auch folgende technische Fragen klären, um auf die Sorgen der Belegschaft einzugehen und die gewünschte Nutzerakzeptanz zu erreichen:

• In welchen Rechenzentren werden die Informationen gespeichert?

• Wie werden die Informationen vor dem Zugriff durch Unbefugte geschützt?

• Wer hat außerhalb des Unternehmens Zugriff auf die Informationen?

• Wie sieht es mit einer Backup- & Restore-Strategie aus?

• Wie können wir nach der Datenschutz-Grundverordnung sicherstellen, dass Informationen vollständig gelöscht werden können?

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