1   SAP Analysis for Office – Einführung

Jede Änderung der IT-Systemlandschaft bringt mehr oder weniger große Herausforderungen mit sich. Besonders umfassende Maßnahmen müssen eingeleitet werden, wenn der Endnutzer von dieser Änderung betroffen ist. Der Wechsel auf ein neues Reporting-Werkzeug sollte also gut vorbereitet sein.

1.1   Motivation

Ein modernes Reporting-Tool bietet heute für den Anwender, sei es der Kollege im Fachbereich oder der Spezialist in der IT, die Möglichkeit, seine Aufgaben, wie die Erstellung eines neuen Standardberichts oder die sofortige Analyse eines geschäftlichen Sachverhaltes, schnell und effizient mit einigen Mausklicks zu erledigen. Das Ergebnis ist in jedem Fall sofort sichtbar, die Methode also WYSIWYG (what you see is what you get). Es ist demnach nur zu verständlich, dass sowohl der Benutzer sich ein solches Tool wünscht als auch der IT-Verantwortliche die Erfordernisse an eine zukunftssichere Reportingstrategie erfüllen will.

Neue Technologien für die Datenhaltung machen es möglich, dass ein Benutzer von Reporting-Tools nur wenig technisches Know-how für die Zusammenhänge der Datenmodelle besitzen muss, um performante Abfragen zu erstellen. Das Thema »Performance« wird komplett in das Backend der Systeme verlagert. Dadurch können sich im sogenannten Frontendbereich die Aktivitäten auf die eigentliche Anforderung der fachlichen Analyse, wie die Beurteilung des Geschäftsverlaufes bei den Abverkäufen der letzten Monate, konzentrieren.

1.2   Welches Tool für welche Anforderung

Neue Anforderungen der Unternehmen an Reporting- und Analysewerkzeuge, wie etwa die Erstellung von Dashboards, analytischen Auswertungen operativer und strategischer Kennzahlen sowie die erweiterte Darstellung auf mobilen Endgeräten, verlangen eine gut durchdachte Reportingstrategie, um den Einsatz der »richtigen« Tools für die jeweilige Anforderung zu bestimmen und die Anzahl der verwendeten Werkzeuge im Unternehmen zu begrenzen.

Nach Übernahme der Firma Business Objects hatte sich die Anzahl der Reporting-Tools im Portfolio der SAP sprunghaft erhöht. Leider sorgte dies bei vielen Kunden im SAP BW-Umfeld für große Verunsicherung bzgl. der hier verfolgten Strategie der SAP, um auch eine investitionssichere und zukunftweisende Entscheidung für die eigene Reportinglandschaft treffen zu können.

Mit den beiden von der SAP neu entwickelten BusinessObjects-Tools Design Studio und Analysis, Edition für Microsoft Office (im Weiteren kurz Analysis for Office oder AO) gibt es nun adäquate Produkte, um die BEx Suite (BEx Web Application Designer, BEx Analyzer) abzulösen und gegen deutlich leistungsstärkere Tools einzutauschen.

Der Anwendungsbereich ist ausschlaggebend für die Wahl des passenden Tools (siehe Abbildung 1.1).

Abbildung 1.1: Reporting-Szenarien und -Tools

1.3   BEx Analyzer versus Analysis for Office

Microsoft-Office-Produkte sind aus unserem Büroalltag nicht mehr wegzudenken. So ist es nicht verwunderlich, dass Anbieter von analytischer Software versuchen, ihre Produkte als sogenannte »Add-ins« immer perfekter in Programme wie MS Excel zu integrieren, um dadurch deren Nutzungsgrad zu erhöhen. Dies hat SAP schon mit der Einführung der BEx Suite 1998 erkannt und das erste Excel-Add-in für den BEx Analyzer auf den Markt gebracht. Es wurden zwar die Funktionalitäten zum Aufruf einer BEx Query oder einer BEx-Arbeitsmappe in die Excel-Umgebung eingebettet, jedoch wurde dabei in keiner Weise Bezug zur Nomenklatur oder Softwareergonomie von MS Excel genommen. Der Fokus lag hier ganz klar auf der Funktionalität der SAP-Anwendung, die sich die MS Excel-Plattform zunutze macht. Dies hat sich auch in der aktuellen Version des BEx Analyzers nicht verändert. Wenn auch die funktionalen Möglichkeiten deutlich zugenommen haben, bleibt die Bedienbarkeit alles andere als intuitiv.

Ein großer Nachteil ist nach wie vor während der Erstellung einer BEx-Arbeitsmappe die Trennung zwischen Design- und Berichtsmodus. Im Designmodus können alle im Bericht verwendeten Objekte, wie Tabellen, Grafiken, Filter etc., platziert und mit einer Datenquelle verbunden werden; das Ergebnis ist jedoch erst im Berichtsmodus zu begutachten. Dies macht die Entwicklung von BEx-Arbeitsmappen sehr sperrig.

Analysis for Office hingegen ist auf eine größtmögliche Integration in die MS Office-Umgebung einerseits und die SAP BO Enterprise-Plattform andererseits zugeschnitten. Durch die Nutzung dieser Plattform verlagern sich zwar gewohnte Funktionalitäten, wie z.B. der Zugriff auf das SAP BW-Dokumenten-Management, den Nutzer des BEx Analyzers gewohnt waren. Allerdings können dafür Excel-Kommentare direkt in eine Online-Kreuztabelle eingefügt und mit der Arbeitsmappe abgespeichert werden. Auch nach Datenaktualisierung oder Änderung des Berichtsaufrisses sind sie weiterhin verfügbar.

Die Entwicklung folgt jeweils dem Prinzip des WYSIWYG. Sobald eine Datenquelle in einem Analysis-Dokument verbunden ist, können zur Designtime sofort das Ergebnis des Designs sowie die korrekte Anzeige und Berechnung von Daten kontrolliert werden.

Diese Online-Aktualisierung der Daten kann jederzeit deaktiviert werden, um das Erstellen eines Berichtes performanter zu gestalten.

Darüber hinaus bietet Analysis for Office …

• … eine Undo- und Wiederherstellungshistorie für alle Funktionen des Analysis for Office-Add-ins,
• … die dynamische Berechnung vordefinierter Kennzahlen zur Laufzeit in eigenen Ergebnisspalten (z.B. gleitender Durchschnitt, prozentualer Anteil, Differenzen etc.),
• …ein flexibles Filterwerkzeug, um Zeilen nach Kennzahlwerten zu filtern (z.B. »Top-3-Länder nach Bestellmengen«).

Das bisher übliche SAP BEx Broadcasting für automatisierte Veröffentlichungen kann derzeit nicht mehr genutzt werden. Die SAP plant, dies in zukünftigen Releases wieder zur Verfügung zu stellen. Bis dahin muss jedoch die Scheduling-Funktion des BO Enterprise-Servers verwendet werden.

Analysis for Office orientiert sich mit seiner stark an MS Excel-Funktionalität angelehnten Bedienung und einer Reihe komfortabler Funktionen deutlich an den Anforderungen der Anwender, während der BEx-Analyzer zur Erstellung neuer Berichtsmappen eher ein Tool für Spezialisten ist. Analysis for Office hingegen kann beispielsweise auch einem Sachbearbeiter im Controlling, der keine technischen Vorkenntnisse besitzt, für die Datenanalyse mit Excel an die Hand gegeben werden.

1.3.1   Präsentationen mit Analysis for PowerPoint

Eine weitere Komponente des AO-Pakets ist das Analysis for PowerPoint. Sie kann verwendet werden, um Grafiken und Tabellen einzubinden, die über eine SAP BW Query die Verbindung zum SAP BW-System behalten und so z.B. in einem Monatsreporting periodisch aktualisiert werden können. SAP BW Queries lassen sich direkt in MS PowerPoint einbinden; es können aber auch bereits erstellte Listen und Grafiken in einem Analysis for Excel-Workbook verwendet werden. Nach Einbindung des SAP BW-Objektes werden Filtereinstellungen und Variablenwerte, die für die spätere Aktualisierung der Werte notwendig sind, ebenfalls übernommen. Anschließend lassen sich die PowerPoint-Folien wie gewohnt mit allen zur Verfügung stehenden Werkzeugen bearbeiten. Die Bedienoberfläche des PowerPoint-Add-ins ist nahezu identisch mit der des Excel-Add-ins. So findet sich der Nutzer schnell zurecht. Die Funktionen zum Filtern, Sortieren und für Hierarchien sind ebenfalls vorhanden, nicht jedoch die für das Tauschen von Achsen oder die Umwandlung in Formeln.

Analysis for PowerPoint kann bei der Erstellung von periodisch genutzten Berichten sehr nützlich sein. Folien mit datenbankbezogenen Diagrammen und Tabellen können initial vorbereitet werden und stehen dann mithilfe der Datenaktualisierungsfunktion jederzeit aktuell zur Verfügung. Das spart Zeit und hilft dem Fachanwender, konsistent und schnell zu berichten.

1.3.2   Die wichtigsten Unterschiede im Überblick

Die folgende Übersicht zum Vergleich BEx Analyzer – Analysis for Office fasst die wichtigsten Unterschiede zwischen BEx Analyzer und Analysis for Office noch einmal zusammen.

Erstellen mobiler oder Web-basierte Analyseanwendungen

BEx Analyzer: nein

BO Analysis: ja

Die Ein-Schritt-Integration von Analysis for Office-Arbeitsmappen mit SAP BusinessObjects Design Studio ermöglicht, dass die Analysis-Abfragen über das Internet oder auf iOS-Geräten publiziert und konsumiert werden können. Die mobile Komponente erfordert die SAP BusinessObjects BI-Plattform.

Microsoft PowerPoint-Integration

BEx Analyzer: nein

BO Analysis: ja

aktualisierbare Tabellen in PowerPoint

Multi-step-Undo/Redo

BEx Analyzer: nein

BO Analysis: ja

mehrstufiges Undo/Redo der Datenanalyse und von Entwicklungsschritten im Workbook

im BEx Analyzer: einen Schritt zurück oder zurück zum Beginn der Sitzung

Support für SAP BW Workspaces

BEx Analyzer: nein

BO Analysis: ja

BW Workspaces bietet die Möglichkeit, persönliche Daten zu laden und mit SAP BW-Daten zu kombinieren.

Support für SAP HANA

BEx Analyzer: nein

BO Analysis: ja

unterstützt den Zugriff auf SAP HANA Analysis-Views

Verwendung mehrerer Datenquellen aus demselben System

BEx Analyzer: nein

BO...