IT-Projekte retten: Risiken beherrschen und Schieflagen beseitigen

2 Die ideale Projektplanung (S. 17-18)

Ursprünglich hatte dieses Kapitel den Zusatz „Exkurs", da die Beschreibung eines ideal geplanten Projekts im Widerspruch zu Projekten in Schieflagen steht. Defizite und Probleme können jedoch nur erkannt werden, wenn ein entsprechender Maßstab vorhanden ist. Diese Rolle nimmt dieses Kapitel ein und beschreibt eine Musterlösung, die in Vollendung in der Praxis nicht erreichbar sein wird. Um so mehr ist sie geeignet, als detaillierte Referenz für die Bewertung von Projektzuständen herangezogen zu werden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das Aufzeigen von Regelungsmöglichkeiten, die bei einer Projektpartnerschaft bestehen. Das Risikopotential eines Projekts wird erheblich herabgesetzt, wenn alle wesentlichen Regelungen vorhanden sind. Fehlende Regelungen bergen mehr Auslegungsmöglichkeiten, vergrößern die Unsicherheit und damit die Wahrscheinlichkeit, dass es über die Ausgestaltung zu Auseinandersetzungen kommt. Der hier verfolgte übergreifende Ansatz mit juristischen Aspekten, die mit technischen Einzelheiten verknüpft werden, führt zu praxisnahen Vereinbarungen.

Das Ziel einer Projektplanung ist es, eine möglichst eindeutige Aufgabenzuordnung für Auftraggeber und Auftragnehmer zu leisten. Es muss für jeden Projektpartner deutlich werden, welche Rechte und Pflichten er im Rahmen der Durchführung übernimmt. Nur auf Basis einer klaren Zuordnung von Verantwortlichkeiten lassen sich Pflichtverletzungen feststellen und zielgerichtet angehen.

Bei der Planung eines Projektes müssen Sie folgende Aspekte berücksichtigen (siehe Abbildung 2.1):

- Rechtliche Regelungen (Vorbereitung des Vertragsschlusses)
- Wirtschaftlichkeit (Spezifikationsumfang, Vorleistungen)
- Zuweisung von Verantwortlichkeiten
- Aktualität (betrifft alle Aspekte)

Bereits in der Planungsphase kann es zu Festlegungen kommen, die für die nachfolgende Projektabwicklung relevant sind. Die folgenden Beispiele zeigen einige Aspekte aus dem sehr weiten Feld, das dabei in Betracht zu ziehen ist:

- Bei der Auswahl von Partnern ist es wichtig, welche Aussagen zur Leistungsfähigkeit getroffen wurden. Grundsätzlich ist in der vorvertraglichen Phase über alle Sachverhalte aufzuklären, die für den späteren Vertragsschluss von Bedeutung sein könnten; dies betrifft insbesondere Risiken. Wurde dieser Punkt in den vorvertraglichen Beziehungen zwischen den Beteiligten beachtet?

- Wie wurde die Zieldefinition des Projekts erarbeitet, welche Einflüsse hatten dabei externe Berater/Lieferanten/Auftragnehmer?

- Auf welcher Basis wurden technologische Eingrenzungen oder Festlegungen getroffen?

Im Ergebnis sind alle Entscheidungen zusammen mit den zugehörigen Vorbereitungsarbeiten und Vorbereitungsabläufen relevant, die Auswirkungen auf das geplante Projekt haben. Schon eine kurze tabellarische Aufstellung zur Ermittlung des Projektstatus (vergleichen Sie Abschnitt 3.1.1 Prüfliste zur Bestimmung des Soll-Zustands, Vorgehen) zeigt häufig, dass Schlüsselfragen nicht bewusst bearbeitet, sondern im Sinne eines Projektpartners beantwortet wurden. Ob die auf Basis dieser Antwort getroffene Entscheidung Ihren Projektzielen entspricht, ist in vielen Fällen fraglich.

Tipp: Dokumentieren Sie als Auftraggeber den Entscheidungsprozess von Anfang an und ordnen Sie die zugehörigen Grundlagen zu. Mit einer kurzen schriftlichen Zusammenfassung und Übermittlung an die Projektpartner zeigen Sie, dass Sie bestimmte Fragestellungen für relevant halten und ein gemeinsames Verständnis erzielen möchten.